No momento atual, repleto de incertezas político-econômicas e uma eminente falta de recursos, toda e qualquer cautela é necessária para que o empreendedor supere junto a crise brasileira e volte a sonhar com “vacas gordas” e a retomar os planos para com seu negócio.
Todas as medidas para sobreviver no mercado são válidas neste momento. Desde inovar e priorizar a excelência no atendimento e vendas, rever processos e, principalmente, a medida de resultado imediato: cortar os gastos!
Ao longo do último ano, prestando consultoria, identifiquei os erros mais comuns cometidos por empresários ao cortar seus gastos. Confira:
PRIMEIRO ERRO
Ausência de CONTROLES FINANCEIROS: não acompanhar os eventos financeiros da empresa pode ser fatal. Bem como não ter padrão para as anotações financeiras pode prejudicar a análise de capital de giro ou um estudo mais detalhado sobre os custos da empresa.
Só é possível gerenciar aquilo que se mede, portanto, manter disciplinadamente um controle financeiro separando-os por importância será primordial no levantamento dos gastos a serem cortados. Os principais controles financeiros, essenciais para microempresas, são: controle de caixa, controle bancário, controle de contas a pagar e controle de contas a receber.
Planilhas prontas poderão ajudar a manter em ordem os controles, bem como a contratação de um sistema de gerenciamento poderá ajudá-lo na manutenção das informações financeiras da empresa. No entanto, é muito comum ver pequenos empreendedores utilizando cadernos ou livros caixas comprados em papelarias, o que já é um primeiro passo para a sofisticação da administração financeira do negócio.
SEGUNDO ERRO
Não saber a diferença entre gasto fixo e gasto variável: Em qualquer empresa, vendendo ou não vendendo, há sempre os mesmos gastos a serem honrados mensalmente. Estes, chamamos de gastos fixos. No entanto, não saber a diferença entre as contas pagas mensalmente independentemente do faturamento da empresa e aquelas que variam conforme a demanda pode ser prejudicial na hora de decidir qual gasto será cortado.
Talvez, até mais importante que saber esta diferença (fixo vs. variável), é discernir todos os valores gastos separando-os em custo e em despesas.
Custo é todo o valor gasto na aquisição de mercadorias, na elaboração de produtos ou no processo de execução de serviços. Aqui podemos separar entre custo fixo e custo variável, bem como em custos diretos e indiretos (no caso das atividades equiparadas a indústria). Neste grupo de gastos há muita cautela na hora de efetuar cortes, pois alguns gastos estão ligados diretamente à qualidade e a produtividade da empresa. Se for possível cortar custos fixos (aluguel, funcionários, energia, etc) sem prejudicar o desempenho da empresa é o mesmo que acertar no “olho da mosca”.
Despesas são valores gastos na comercialização dos produtos ou serviços e também na manutenção da administração da empresa. Aqui encontramos mais facilmente gastos na categoria de “supérfluos”. Efetuar cortes nas despesas pode gerar resultados mais significativos.
Para conseguir acertar na separação dos gastos citados neste tópico é importante elaborar um controle de custos com base nos outros controles financeiros apresentados acima, senão, a possibilidade de cometer erros em cortes e prejudicar o desenvolvimento da empresa será enorme.
TERCEIRO ERRO
Confundir o dinheiro da empresa com pessoal: apesar de ilegal, é o erro mais encontrado nos micro negócios. Ocorreram casos em que perguntei aos meus clientes: quanto sua família precisa para poder viver? E não obtivemos a resposta de imediato.
Eu até entendo que, por questões culturais e educacionais no Brasil, pela forma que o empreendedor criou sua empresa e pela rotina extremamente compromissada, o empresário acaba deixando esta prioridade de lado. Estipular um orçamento doméstico e efetuar as retiradas de dinheiro da empresa em forma de pró-labore é algo que requer estudo na empresa e dentro de casa.
Vivenciei casos em que o empresário dizia que, para honrar as despesas de casa, sua família precisava de “X”. No entanto, após levantar as informações financeiras da empresa e acompanhá-las por alguns meses, constatamos que sua família retirava quase “3X”, ou seja, três vezes a mais do que o empresário acreditava. E mais, 60{405a1f6d9c349c21ebf7d215426c5ff2dc39bcb94f02de4a28c5b8c1cfd26a6c} dos gastos eram supérfluos.
Portanto, para cortar gasto é necessária uma análise criteriosa e para isso é importante a obtenção de informações financeiras por meio dos controles, planilhas, sistemas, etc. Só assim as medidas de economia surtirão efeitos sem prejudicar o desempenho da empresa.
Tiago Ribeiro é Bacharel em Administração, Especialista em Gestão Financeira e Contábil, estudante de Contabilidade, Consultor, Professor de Cursos Gerenciais e Profissionalizantes.